Kaedah penyimpanan dokumen terperingkat

Dokumen terperingkat adalah dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad. Maklumat dalam dokumen terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan berdasarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsia-rahsia negara dengan berkesan. Oleh itu, penyimpanan dokumen terperingkat adalah perkara yang perlu diambil perhatian dalam setiap jabatan kerajaan. Berikut adalah kaedah penyimpanan dokumen terperingkat;

· Rahsia Besar

Dokumen terperingkat yang dikategorikan sebagai Rahsia Besar adalah seperti dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi. Dokumen-dokumen di bawah kategori ini adalah seperti kertas-kertas kabinet mengenai politik dan ekonomi, maklumat perancangan ketenteraan dan surat menyurat berkenaan dengan perdagangan dan pertahanan. Semua dokumen yang dikategorikan sebagai Rahsia Besar hendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira. Jika dokumen tersebut sedang digunakan, ia boleh disimpan dalam kabinet fail yang berkunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan kabinet fail berkunci perlu mempunyai dua kunci yang disimpan oleh dua pegawai yang berasingan.

· Rahsia

Dokumen yang dikategorikan sebagai Rahsia adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang berkaitan dengan keselamatan, kepentingan dan martabat negara seperti arahan penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Kaedah penyimpan dokumen Rahsia ini sama dengan dokumen Rahsia Besar di mana dokumen tersebut perlu disimpan di dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira dan kabinet keluli yang dipasang palang besi.

· Sulit

Dokumen terperingkat di bawah kategori sebagai Sulit pula adalah dokumen atau maklumat atau bahan rasmi seperti laporan-laporan perisikan. Dokumen-dokumen terperingkat kategori ini disimpan di dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara pula adalah di dalam peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

· Terhad

Dokumen terhad adalah dokumen atau maklumat atau bahan rasmi selain daripada yang dikategorikan sebagai Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit tetapi perlu diberi perlindungan dari segi keselamatannya seperti buku-buku Jabatan bagi maksud arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan. Dokumen yang dikategorikan sebagai Terhad ini perlu disimpan di dalam kabinet atau almari keluli yang berkunci. Bagi simpanan sementara pula, dokumen tersebut perlulah disimpan di dalam peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan Jabatan.

Menurut Dasar Pengurusan Dokumen Terperingkat, semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka masa yang singkat tanpa ditunggu perlulah diletakkan di dalam bilik yang dikunci serta tingkap bertutup yang juga dikunci. Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam masa yang lebih daripada 10 minit, maka dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet atau almari besi yang berkunci.

Semua kunci almari besi atau kabinet atau bilik penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah dan / atau Pegawai-pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah. Pengarah atau Timbalan Pengarah perlulah menyerahkan rekod dokumen-dokumen terperingkat tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

Kesimpulannya, dokumen terperingkat ini sangatlah penting kepada kerajaan Malaysia. Oleh itu, memang menjadi tanggungjawab kita sebagai penjawat awam untuk menjaga kerahsiaannya dokumen ini agar tidak terlepas kepada pihak luar.

Enam amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan Etika Perkhidmatan Awam

Setiap penjawat awam perlu memahami, menghayati dan melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam. Oleh itu, sesebuah organisasi kerajaan perlu sentiasa memberi kesedaran kepada anggota Perkhidmatan Awam tentang kepentingan Etika Perkhidmatan Awam untuk dipatuhi. Berikut adalah beberapa amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan Etika Perkhidmatan Awam;

· Anugerah atau pengiktirafan dan penghargaan

Anugerah dan penghargaan yang berbentuk pengesyoran untuk menerima pingat-pingat, sijil-sijil kepujian dan cenderamata bagi mereka yang telah memberi perkhidmatan cemerlang dalam perkhidmatan. Anugerah dan penghargaan ini penting bagi merangsang semangat dan meningkatkan prestasi penjawat awam.

· Sesi dialog dan perbincangan

Sesi dialog dan perbincangan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam perlu dijalankan dari semasa ke semasa. Ini bertujuan untuk memberi semangat kepada penjawat awam agar sentiasa memberikan perkhidmatan yang cemerlang.

· Makalah jabatan

Sesebuah organisasi kerajaan perlu menghasilkan makalah jabatan. Rencana-rencana berkaitan dengan Etika Perkhidmatan Awam boleh dimasukkan ke dalam makalah ini bertujuan untuk memberi kefahaman kepada penjawat awam tentang etika tersebut. Di samping dapat menerealisasikan etika tersebut, secara tidak langsung ia dapat menerapkan amalan membaca dalam kalangan penjawat awam.

· Majlis jamuan minum teh atau hari keluarga

Majlis jamuan minum teh atau hari keluarga atau majlis-majlis lain yang sesuai boleh dijalankan pada suatu tarikh yang ditetapkan oleh pihak jabatan. Majlis seperti ini memberi peluang dan kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan untuk beramah dan bergaul mesra antara satu sama lain di samping dalam menanamkan semangat kekitaan.

· Kursus atau latihan

Kursus atau latihan yang sesuai boleh diberikan kepada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat agar dapat menambahkan kecekapan bekerja. Melalui aktiviti ini juga mereka dapat memperbaharui kemahiran, menambah ilmu pengetahuan dan dapat menjamin Perkhidmatan Awam terus relevan. Contoh kursus atau latihan yang boleh dijalankan adalah seperti kursus ICT, kursus pengurusan fail dan juga kursus integriti.

· Manual kerja atau jadual kerja

Pihak organisasi kerajaan juga perlu menyediakan manual kerja atau jadual kerja serta buku panduan jabatan atau unit. Ini menjadi garis panduan kepada penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing agar tidak terlepas daripada menjalankan tanggungjawab mereka.

Kesimpulannya, setiap penjawat awam perlulah sentiasa menghayati Etika Perkhidmatan Awam agar sentiasa menjalankan tanggungjawab dengan penuh berdisiplin dan bertanggungjawab. Semua pihak perlu bertanggungjawab terhadap etika yang telah ditetapkan dan setiap penjawat awam wajib mematuhi etika tersebut.

Sebab-sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan

Panduan Perkhidmatan Cemerlang telah dilancarkan pada tahun 1979 oleh Ketua Setiausaha Negara bagi mewujudkan Etika Perkhidmatan Awam. Ini bertujuan untuk menimbulkan kesedaran dalam kalangan kakitangan kerajaan mengenai tanggungjawab kepada negara dan rakyat. Berikut adalah sebab-sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan;

· Permintaan Perkhidmatan Awam meningkat

Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan untuk memenuhi permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam yang terus meningkat. Rakyat mahukan sebuah pentadbiran yang dapat memberi dan menyalurkan perkhidmatan yang sistematik, cekap dan berkesan. Keperluan dan permintaan rakyat terhadap perkhidmatan yang berkesan menyebabkan anggota Perkhidmatan Awam terpaksa menanggung beban kerja yang kian bertambah. Oleh itu, Etika Perkhidmatan awal diwujudkan agar penjawat awam dapat memberi perkhidmatan yang cemerlang.

· Azam kerajaan untuk meningkatkan imej dan mutu Perkhidmatan Awam

Etika Perkhidmatan Awam dijadikan sebagai matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan kecekapan, imej dan mutu Perkhidmatan Awam. Melalui etika ini, pihak kerajaan mengharapkan agar tahap kualiti dalam perkhidmatan kepada masyarakat dapat dipertingkatkan. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan kemahiran masing-masing menerusi latihan, pembacaan serta seminar atau bengkel yang dianjurkan.

· Curiga atas kemampuan Perkhidmatan Awam

Terdapat banyak teguran dan aduan mengenai kemampuan dan keupayaan jentera pentadbiran Perkhidmatan Awam kerana terdapat kelewatan dalam menunaikan permintaan rakyat dan wujud sikap tidak mementingkan permohonan serta kepentingan rakyat. Ada juga tuduhan yang mengatakan berlakunya penyelewengan dalam pelaksanaan dasar-dasar kerajaan. Ini telah melahirkan rasa syak wasangka dan curiga terhadap keupayaan perkhidmatan awam di negara ini.

· Faktor lain

Antara faktor-faktor lain yang mendorong kepada penggubalan Etika Perkhidmatan Awam adalah seperti faktor kemelesetan ekonomi dan kewujudan gejala-gejala yang tidak sihat. Gejala-gejala yang tidak sihat ini adalah termasuk rasuah, penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan tugasan yang diamanahkan. Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan bagi mengatasi masalah-masalah dan gejala-gejala yang tidak sihat ini agar tidak berlaku dalam kalangan penjawat awam.

Sebagai penjawat awam, kita perlu mematuhi semua Etika Perkhidmatan Awam yang telah ditetapkan agar dapat memberi perkhidmatan yang berkualiti dan bermutu tinggi kepada agama, bangsa dan negara.